一般所稱的「存證信函」，其實就是「郵局存證信函」的簡稱，依郵政規則第九十九條第一項規定，各類國內掛號信函交寄時，以內容完全相同的副本留存由郵局備作證據者，稱為存證信函。故存證信函必定是掛號信函，且限定於國內信函，得寄至國內任何郵遞通達的地方，如果收件人在國外，則無法向外國寄發存證信函。
存證信函的效力如何？
當事人間的意思表示，除了法律規定必須以書面為之外，大多未強行規定應以書面為之。但不論法律是否規定須用書面，如以存證信函為意思表示，則存證信函的副本即可當做曾為此意思表示的有力證據。因為存證信函的副本，郵局已在上面蓋有郵戳、日期及編號，又有對方收信的回執證明，得以之作為訴訟上強而有力的證據。所謂「舉證之所在，敗訴之所在」，有時口頭上的「千金一諾」，還不如一紙存證信函來得有效，所以應善加利用存證信函的證據力。
討債存證信函範例：
敬啟者：查本人執有台端所簽發禁止背書轉讓面額新台幣XX萬元整之支票兩紙，共XX萬元整，到期日分別為XX年X月XX日及OO日，本人屆時提示，銀行竟以存款不足及拒絕往來戶退票，特此函請台端於文到十五日內給付票款獲出面協議還款方式，逾期本人將即依法訴追，幸勿自誤。
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